استخدام و جذب نیرو

استخدام و جذب نیرو شاید مهم‌ترین مقوله در قدم نخست شروع فعالیت یک مجموعه یا تغییر نیروها باشد که در بسیاری از شرکت‌ها به این مهم آن‌چنان اهمیتی داده نمی‌شود. اغلب شرکت‌ها برای جذب نیروی کار به یک آگهی استخدام در جراید یا رسانه‌ها و یک فرم استخدام با کلیشه‌های رایج بسنده می‌کنند.

در حالی که این روش مرسوم چندان علمی و حرفه‌ای نیست. ضمن آن که در بسیاری از این فرآیندهای استخدامی‌ برخورد صحیح با کارجویان و داوطلبان کار نمی‌شود و با آن‌ها برخوردی ماشینی صورت می‌گیرد؛ اگرچه این برخورد نامطلوب چندان به چشم کارجویان نیاید چرا که اولویت نخست و اصلی آن‌ها استخدام در مجموعه بوده و خیلی به حواشی این فرآیند حساسیتی نشان نمی‌دهند.

این وضعیت به‌خصوص در شرایط اقتصادی نامطلوب بیش‌تر به چشم می‌آید چراکه در آن حالت به‌دلیل وخامت اوضاع بازار و نبود امنیت شغلی لحظه به لحظه بر تعداد کارجویان که همان نیروهای تعدیل شده و اخراج شده از شرکت‌های ورشکسته هستند افزوده می‌شود و رقابت برای جذب شدن در بین کارجویان بسیار تنگاتنگ خواهد شد و البته که این اوضاع فرصتی برای شرکت‌های سودجوست تا با اعمال فیلترهای دلخواه‌شان و گاهی با سوء استفاده از حجم بالای کارجویان نسبت به جذب آن‌ها با انعقاد قراردادهایی به نفع خود و با در نظر گرفتن حداقل حقوق و مزایا برای آن‌ها اقدام نمایند.

نیروهای کار استخدام شده نیز با توجه به اوضاع نابسامان بازار کار راهی جز تن دادن به شرایط غیرمنصفانه‌ی اعمال شده از سوی شرکت‌های متقاضی جذب نیرو ندارند و اگر نه با رضایت قلبی ولی به دلیل نیاز مبرم به همان حداقل درآمد و مزایا قرارداد را می‌پذیرند و شروع به کار در شرکت می‌کنند.

این‌ها مواردی است که روزانه در بسیاری از استخدام‌های جهان مشاهده می‌شود و گاهاً در جوامع پیشرفته نیز اگرچه کم‌تر اما بازهم به چشم می‌آید.

به‌طورکلی از جمله مواردی که کارجویان در فرآیند کاریابی با آن بارها برخورد می‌کنند فرم استخدام است. این فرم‌ها در مواقعی از نقطه نظر اطلاعاتی که از متقاضی استخدام می‌پرسند بیش‌تر سیاق یک فرم بازجویی در ذهن‌شان تداعی می‌شود! این که شخص متقاضی چه دین یا مذهبی دارد چه ارتباطی به خدمات کاری و فعالیت اقتصادی وی پیدا می‌کند؟!

دانستن این که شخص پیش از این در فعالیت‌های کاری سابقش چه میزان درآمد داشته است و علت قطع همکاری چه بوده است به واقع چه سودی برای استخدام‌کننده خواهد داشت و اساساً واحد نیروی انسانی و کارگزینی شرکت قرار است تا چه سرنخ‌هایی از این اطلاعات به دست آورد؟ فاجعه بارتر از این‌ها اما آن‌جاست که متقاضی استخدام در فرم با قسمتی برخورد می‌کند که از وی می‌خواهد حقوق موردنظر خود را اعلام نماید!

این، همه‌ی آن اطلاعات ضروری است که در فرم‌های استخدام متداول امروزی دیده می‌شود. بعد از تکمیل توسط متقاضی، فرم‌ها جمع‌آوری می‌شود و در اختیار شخص یا تیم متصدی ارزیابی و گزینش قرار می‌گیرد. متقاضیان فرم‌های منتخب برای مصاحبه‌ی حضوری فراخوانده می‌شوند. در روز مصاحبه پرسش‌هایی براساس مندرجات فرم استخدام پرسیده می‌شود و باز زمان دیگری لازم است تا نتایج نهایی برای پذیرش‌شدگان اعلام شود.

این تقریباً روال معمولی است که امروزه در فرآیند استخدام نیروها طی می‌شود اما چندان علمی، اصولی و کارآمد نیست چرا که مشاهده می‌شود پس از مدتی یا کارفرما به‌دلیل عدم بهره‌گیری صحیح از کارمند وی را جواب می‌کند و یا شخص کارمند به‌دلیل برآورده نشدن سطح توقعات ذهنی‌اش فرصت شغلی موردنظر را ترک می‌کند.

اما اگر بخواهیم اصول صحیح یک فرآیند استخدام و جذب نیرو را شرح  دهیم، گام نخست این است که باید جزئیات شغلی برای آن بخش از واحد کاری شرکت که نیاز به نیرو دارد مشخص و اعلام شود. این که برای فعالیت در بخش موردنظر پارامترهایی همچون مهارت، توان فیزیکی، جنسیت، سن، روحیات و ساعت کاری از جمله آیتم‌هایی است که شرایط و اجزای کمی و کیفی استخدام و جذب را تشکیل می‌دهد.

در واقع فرم استخدام براساس این نیازمندی‌ها طراحی می‌شود و سپس در اختیار کارجویان قرار می‌گیرد. این فرم علاوه‌بر این موارد دارای بخشی است که از کارجویان می‌خواهد در صورت داشتن سوابق کاری آن را با ذکر جزئیات فعالیت‌شان در آن اعلام کنند.

علاوه‌بر فرم استخدام، بسته به حجم فعالیت‌های شرکت شاید نیاز باشد تا آگهی استخدام در جراید و رسانه‌های صوتی و تصویری منتشر شود. در این آگهی‌ها نباید فقط به اعلام نیاز نیرو برای استخدام اکتفا نمود. به عبارت دیگر لحن بیان آگهی و توجه به ساختار کلی آگهی که باید حس امیدوارانه‌ای را در جامعه‌ی هدف که همان افراد کارجو هستند، ایجاد کند.

علاوه‌براین، باید توجه داشت که لحن بیان در اعلام نیاز به استخدام باید لحنی به دور از کلیشه‌های معمول و خشک رایج باشد. فضای آن باید یک تعامل نانوشته بین تیم استخدام و کارجویان را ایجاد کند. این تعامل نامحسوس اولین گام در جذب کارجو است.

اگرچه این موارد امروزه به ندرت در آگهی‌های استخدام شرکت‌ها و موسسات دیده می‌شود و حتی شاید به نظر غیرضروری و بی‌اهمیت جلوه کند اما حقیقت این است که تاثیر این روش در جذب نیروهای ماهر اثبات شده است. تفاوت بسیاری است میان تاثیر یک اطلاعیه‌ی استخدام که با لحنی پادگانی و خشک نگارش شده و یک اطلاعیه‌ی استخدامی که با لحنی هوشمندانه با تزریق امید در ذهن کارجویان به آن‌ها در روز مصاحبه اعتمادبه‌نفسی قابل توجه منتقل می‌کند.

پس از آن نوبت به بررسی فرم‌ها و تدوین دستورالعمل روز مصاحبه است. در شرکت‌های بزرگ یک تیم متخصص برای انجام فرآیند گزینش و جذب، مسئول انجام این کار است. این تیم با بررسی دقیق همه‌ی رزومه‌ها و فرم‌های ارسالی، صرفاً با لحاظ ملاک‌ها و معیارهای فنی موردنظر سیستم شرکت، نسبت به انتخاب گزینه‌های مطلوب اقدام نموده و ضمن اطلاع‌رسانی به آن افراد از آن‌ها برای حضور در مصاحبه‌ی تخصصی در روز موعود همراه با مدارک موردنیاز دعوت می‌کند.

مصاحبه‌ی تخصصی بخش اصلی فرآیند جذب و استخدام نیروها است. در این مصاحبه توانمندی‌ها و مهارت‌های کارجو که مرتبط با جایگاه شغلی درنظر گرفته شده باشد موردارزیابی تیم مصاحبه‌کننده قرار می‌گیرد و در نهایت گزارش  مربوطه شامل تشخیص و قضاوت تیم مصاحبه از تک تک کارجویان در برگه‌ی استخدام ثبت می‌شود و جهت تصمیم‌گیری نهایی به بخش کارگزینی یا مدیریت نیروی انسانی شرکت ارسال می‌شود.

با بررسی نهایی روی برگه‌های استخدام که شامل نظر کارشناسان مصاحبه نیز می‌شود، در نهایت لیست نفرات مطلوب و برتر برای مشاغل موردنظر شرکت انتخاب و براساس اولویت استخدام مرتب می‌شوند. در این لیست معمولاً تعداد افراد منتخب کمی بیش‌تر از تعداد جایگاه‌های شغلی متقاضی نیروی کار است. دلیل این امر این است که در صورتی که به طور مثال شرکت به 20 نفر نیروی کار نیازمند باشد و در لیست نهایی نفر بیستم پس از اطلاع از قطعی شدن گزینش خود به هر دلیل از آغاز به کار انصراف دهد، نفر بیت و یکم لیست جایگزین وی خواهد شد.

به بیان دیگر، نفرات اضافه حکم افراد علی‌البدل را دارند تا در صورت انصراف افراد بالادستی از آن‌ها به عنوان جایگزین قطعی استفاده شود تا فرآیند استخدام با خللی مواجه نشود یا نیاز به برگزاری مجدد فرآیند استخدام از ابتدا نباشد.

در روزهای شروع همکاری از نیروهای جدیدالورود خواسته می‌شود تا بسته به جایگاه شغلی خود تست‌های پزشکی در نظرگرفته شده را انجام دهند. این تست‌ها به تناسب توانمندی‌های موردنظر برای مشاغل متفاوت می‌باشد و می‌تواند شامل تست‌های آمادگی ذهن، تمرکز، اعصاب، سرعت عمل و در صورت نیاز برای مشاغل دارای فعالیت‌های فیزیکی شامل تست‌های آمادگی جسمانی است. نتیجه‌ی این تست‌ها در پرونده‌ی شخص در بخش بایگانی واحد کارگزینی آرشیو می‌شود و در صورت نیاز نسخه‌ای از آن به شکل محرمانه برای مدیر بخشی که شخص در آن اشتغال دارد جهت اطلاع ارسال می‌شود.

البته لازم به یادآوری دوباره است که همان‌گونه که در ابتدای بحث مطرح شد فرآیند استخدام و جذب متقاضیان در شرکت‌ها و مجموعه‌های گوناگون متفاوت است و آن چه در این نوشته مطرح شد یک فرآیند استاندارد جذب و گزینش بوده که در شرکت‌های بزرگ و دارای تیم مدیریت حرفه‌ای بدین‌گونه عمل می‌شود. بنابراین نباید در گزینش سایر شرکت‌ها و موسسات متفرقه انتظار رعایت این سلسله مراتب گفته شده در جذب و استخدام را داشت.

در پایان، باید توجه داشت که مرحله‌ی استخدام و جذب نیرو نخستین مرحله‌ایست که نیرو و تیم مدیریت مجموعه با یکدیگر روبرو می‌شوند و کیست که نداند نخستین برخورد در یک مجموعه تا مدت‌ها بر رفتار و عملکرد طرفین یک رابطه تاثیر خواهد گذاشت؟ شرکت‌ها و مجموعه‌هایی که به تعالی سازمانی خود می‌اندیشند از همان مرحله‌ی جذب نیرو سعی در ایجاد تعاملی سازنده با نیروی تازه جذب شده دارند تا با القای درکی صحیح و حقیقی از مجموعه به وی زمینه‌ساز رشد سریع و همگام شدن بهنگام آن نیرو با سایر بخش‌های سازمان تحت مدیریت خویش باشند.